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Vendredi, le 25 Juil 2008 |
Envoi colis
Souvent les commis de bureaux reçoivent cette instruction: "Occupez-vous de l'envoi de ce colis". Comme si c'était une tâche toujours simple!
En fait, le principal obstacle à expédier un colis est le manque d'informations. Dans les plus grosses organisations souvent l'envoi de colis est attribué aux commis de bureaux, auxquels on ne donne pas toutes les informations nécessaires. Combien pèse le colis? Le poids est une information fondamentale pour le transporteur qui doit respecter certaines lois. De quoi s'agit-il exactement? Quelle en est la valeur? Qui paye le transport? Si c'est notre entreprise qui paye l'envoi, alors on coche "pré-payé" ("pre-paid") sur le formulaire. Si c'est la personne qui reçoit (le consignataire) qui assume les frais, alors on opte pour "à percevoir" ("collect"). Le pays d'origine de la pièce expédiée est une information essentielle pour s'assurer que notre colis ne soit pas arrêté aux douanes. Il est d'ailleurs fortement conseillé de bien indiquer le nom de la personne responsable de l'envoi du colis sur le formulaire. Advenant justement qu'il y ait des problèmes, le messager pourra alors rappeler et régler rapidement le problème en nous contactant. Il est de même essentiel d'avoir un nom et un numéro de téléphone à contacter chez le consignataire. On va ainsi gagner énormément de temps en cas de pépin. Enfin noter le type de service désiré évitera des mauvaises surprises. Est-ce que le colis doit être rendu le lendemain matin avant 10h? Est-ce qu'un service de deux jours convient? Il est important de le mentionner. Bref, quand on s'y arrête, l'envoi de colis est relativement complexe. En plus de s'assurer que l'emballage assure que la pièce envoyée se rende en bon état (soyez certains que la mention "fragile" ne changera pas grand'chose, vu la rapidité avec laquelle les gens travaillent sur un quaie de chargement et de déchargement), on doit répondre à certaines technicalités. N'hésitez pas à communiquer avec votre compagnie de messagerie pour vous assurer que toute la documentation soit bien remplie. Ils se feront plaisir de répondre à vos questions car pour eux aussi c'est beaucoup plus simple quand tout fonctionne bien (vu entre autre à cause du volume de courrier traité).
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