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Vendredi, le 25 Juil 2008 |
Gestion documents
Selon plusieurs sondages effectués auprès des grandes entreprises, les entreprises manquent d’organisation et de méthodologie lorsque vient le temps de faire la gestion de leurs documents. Manque de temps, manque de ressources, mauvaise utilisation du logiciel de gestion documentaire, manque de spécialistes et d’analyse, les facteurs sont multiples. Avec la masse informationnelle qui ne cesse d’augmenter, les logiciels de gestion électronique des documents sont de plus en plus performants et sont là pour rattraper le temps perdu.
En effet, la gestion électronique de documents gagne de plus en plus d’adepte. Méconnu pendant plusieurs années (les entreprises se sont aperçues tardivement de leur masse d’information à gérer), la gestion électronique de documents n’était connue et utilisée par les gestionnaires documentaires et archivistes de formation. Pourtant, les logiciels de gestion électronique de documents sont tout simple et ne requiert aucune connaissance en management de documents. Une bonne gestion de documents va plus loin que le matériel mais doit se baser sur une analyse des documents à gérer, à conserver et à retrouver pour utilisation postérieure. Un inventaire sérieux doit être fait avant même de penser à mettre en place un système de gestion de documents. Cet inventaire permettre de connaître et d’en apprendre davantage sur les sources d’information, les supports, les formats et leurs utilisateurs quotidiens et occasionnels. La gestion électronique des documents s’insère parfaitement et se greffe au système déjà existant, donc nul besoin d’intégration monstre. Il vaut mieux engager un spécialiste par contre lors de l’entrée de la mise en œuvre de la gestion électronique des documents au sein de votre entreprise afin qu’il en contrôle le déploiement et intervienne au besoin. . . . .
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